Regulamin świadczenia usług Ecantis

Wersja z dnia 2026-09-16.

§1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Ecantis — internetowej platformy księgowo-podatkowej — przez Thornbit sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001023961, NIP 5252946819, kapitał zakładowy 20 000 zł („Usługodawca").
  2. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  3. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców (firm i biur rachunkowych) — nie dla konsumentów.

§2. Definicje

§3. Zawarcie umowy i konto

  1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i akceptacji Regulaminu. Akceptacja jest odnotowywana (data i wersja Regulaminu).
  2. Założenie Konta wymaga potwierdzenia adresu e-mail.
  3. Użytkownik zobowiązany jest do zachowania poufności danych logowania. Usługodawca nigdy nie prosi o hasło poza formularzem logowania.
  4. Nowa Firma otrzymuje 14-dniowy okres próbny obejmujący pakiety wskazane w cenniku; po jego upływie dostęp do modułów płatnych wymaga wykupienia pakietu.

§4. Płatności

  1. Opłaty za pakiety pobierane są zgodnie z cennikiem dostępnym w Usłudze. Płatności obsługuje PayU S.A. (odrębny administrator danych transakcji).
  2. Okres rozliczeniowy wyrównywany jest do dnia rozliczeniowego Firmy ustalanego przy pierwszej płatnej aktywacji.
  3. Za opłacone okresy Usługodawca wystawia faktury dostępne w Usłudze.
  4. Brak opłaty nie powoduje utraty danych — patrz §8 (zakończenie umowy i retencja).

§5. Obowiązki i odpowiedzialność stron

  1. Usługa jest narzędziem, nie usługą księgową. Za poprawność, kompletność i terminowość rozliczeń, deklaracji i dokumentów odpowiada Klient (lub obsługujące go biuro rachunkowe). Funkcje automatyczne i asystent AI generują propozycje, które użytkownik zatwierdza; treści pochodzące od automatu są w Usłudze oznaczane.
  2. Klient odpowiada za zgodność z prawem danych wprowadzanych do Usługi, w tym za podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, których jest administratorem.
  3. Usługodawca zobowiązuje się świadczyć Usługę z należytą starannością, z zabezpieczeniami opisanymi w dokumentacji bezpieczeństwa (m.in. szyfrowanie, odseparowane bazy danych Firm, kopie zapasowe, rejestry zdarzeń).
  4. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe; o planowanych przerwach istotnych dla korzystania z Usługi informuje z wyprzedzeniem.
  5. Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody ogranicza się do wysokości opłat wniesionych przez Klienta za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie; nie dotyczy to szkód wyrządzonych umyślnie.

§6. Dane osobowe — dwie role

  1. Dla danych Kont użytkowników, rozliczeń i telemetrii Usługi administratorem jest Usługodawca — zasady opisuje Polityka prywatności.
  2. Dla danych osobowych wprowadzanych do Firmy (kontrahenci, pracownicy, dokumenty) administratorem jest Klient, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający — na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania, stanowiącej załącznik do Regulaminu i zawieranej z chwilą utworzenia Firmy.
  3. Lista podprocesorów (dalszych podmiotów przetwarzających) jest dostępna w Polityce prywatności; o jej zmianach Usługodawca informuje z wyprzedzeniem.
  4. Funkcje asystenta AI (rozpoznawanie dokumentów, opisy) korzystają z dostawcy modeli językowych (Anthropic). Użycie tych funkcji jest dobrowolne per Firma i wymaga ich włączenia w ustawieniach.

§7. Eksport danych

Właściciel Firmy może w każdej chwili pobrać komplet danych Firmy w formacie ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego (ZIP z plikami CSV, opcjonalnie z załącznikami) — Ustawienia → „Eksport danych firmy". Realizuje to prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) i zwrot danych po zakończeniu umowy.

§8. Zakończenie umowy i losy danych

  1. Klient może w każdej chwili zażądać usunięcia Firmy; zalecane jest wcześniejsze pobranie eksportu danych (§7).
  2. Usunięcie Firmy jest procedurą z okresem karencji (domyślnie 7 dni), w którym decyzję można cofnąć. Po karencji dane Firmy są nieodwracalnie usuwane z systemów produkcyjnych.
  3. Część danych przetrwa żądanie usunięcia — z mocy prawa, nie decyzji Usługodawcy. Po usunięciu Firmy pozostają wyłącznie dwa zaszyfrowane archiwa o niezależnych terminach:
  4. archiwum ksiąg (komplet danych Firmy) — przechowywane 5 lat od końca roku usunięcia (art. 74 ustawy o rachunkowości),
  5. archiwum kadrowe (wyłącznie dokumentacja pracownicza) — przechowywane 10 lat od końca roku usunięcia (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Po upływie terminu archiwum wygasa i jest usuwane. Usunięcie Firmy jest odnotowywane trwałym wpisem dowodowym (kto, kiedy, gdzie leżą archiwa).
  6. Konto użytkownika nieodwołalnie zanonimizowane może zostać na żądanie — z zachowaniem klucza technicznego tam, gdzie wymaga tego rozliczalność zapisów (szczegóły w Polityce prywatności).
  7. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z ważnych przyczyn (rażące naruszenie Regulaminu, wykorzystywanie Usługi niezgodnie z prawem) z zachowaniem procedury z ust. 2–3.

§9. Reklamacje

  1. Reklamacje: e-mail kontakt@ecantis.pl. Odpowiedź w terminie 14 dni.
  2. Incydenty bezpieczeństwa można zgłaszać tym samym kanałem; Usługodawca prowadzi procedurę zarządzania incydentami z terminami powiadomień wynikającymi z prawa.

§10. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana prawa, zmiana funkcjonalności, względy bezpieczeństwa), informując użytkowników co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
  2. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację; Klient, który zmian nie akceptuje, może zakończyć umowę (§8).

§11. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie; sądem właściwym — sąd siedziby Usługodawcy.
  2. Załączniki: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych; Polityka prywatności.